Tijd en werkorganisatie

By Peter Stinckens

Copyright 2012: Peter Stinckens

Smashwords Edition, License Notes

This ebook is licensed for your personal enjoyment only. This eBook may not be resold or given away to other people. If you would like to share this book with another person, please purchase an additional copy for each recipient. If you’re reading this book and did not purchase it, or it was not purchased fot your use only, then please return to Smashwords.com and purchase your own copy. Thank you for respecting the hard work of this author.

++++++++

Inhoudsopgave

Sessie 1: de macht om te beslissen

Sessie 2: de kunst van het plannen

Sessie 3: de kracht van prioriteiten

Sessie 4: een excellente uitvoering

Hoe dit boek gebruiken

Dit is geen gewoon boek. Het is een leerboek. Een boek dat je wil helpen om je eigen tijd en de organisatie van je job onder controle te krijgen. Dat wil zeggen dat de opzet en het gebruik er van iets anders is dan een ‘gewoon’ leesboek.

Bij een gewoon boek begin je te lezen, en stop je wanneer het tijd is om iets anders te gaan doen of wanneer het boek uit is. Bij een leerboek is dit anders.

Dit boek werd zo opgezet, dat het samenloopt met de aanpak die we in onze e-Modules propageren. Dat wil zeggen, stap voor stap een vaardigheid aanleren (les) en omzetten in een nieuwe praktijkroutine (oefenen).

Sla je deze stap over, en lees je het boek van A tot Z uit, dan heb je wel al de kennis opgedaan, maar dan zal de cruciale stap van weten naar kunnen overgeslagen worden.

Om van droge kennis naar routinematige vaardigheid te gaan, wordt er meer van je verwacht dan het opdoen van kennis alleen. Er wordt een inspanning van je verwacht. Een inspanning om je de aangeboden technieken echt eigen te maken.

Je kan alleen de vruchten van kennis plukken indien je bereid bent deze ook in de dagdagelijkse routines op te nemen. En dat vergt focus, discipline en een kleine inspanning.

Om dit zo vlot mogelijk te laten verlopen, bestaat het boek uit de vier basis sessies van de cursus, gekoppeld aan een reeks oefeningen die je moeten helpen om stukje bij beetje de kennis om te zetten in een lonende werkwijze.

In de e-modules wordt elke sessie voorafgegaan door een zelf-assessment. Lukt dit niet, dan blijft het volgende hoofdstuk voor je gesloten. Wij weten immers uit lange ervaring dat meer kennis, voordat de basis werd ingeoefend, een negatieve impact heeft op de leercurve die we allemaal moeten doormaken wanneer we een nieuwe vaardigheid willen verwerven.

Voor het leren van een sport (of het nu snooker, voetballen, tennissen of wat dan ook is) accepteren we dit allemaal. We leren de basis motoriek aan, oefenen deze in en pas dan nemen we de volgende stap.

Voor onze vak gerelateerde vaardigheden bekijken we dit vreemd genoeg anders. Daar we allemaal denken reeds over tal van basisvaardigheden te beschikken, veronderstellen we dat we –net als bij een spannende roman – snel naar de laatste pagina kunnen kijken en zo de kern van de zaak ‘kennen’.

Niets is echter minder waar. Onze grootste zorg gaat uit naar het overdragen van kennis èn kunnen. Dat is onze passie. U kan natuurlijk te werk gaan zoals u wenst. Maar wil u werkelijk alle vruchten plukken van deze boom, dan raden wij u aan om uzelf de nodige tijd te gunnen.

Het is eenvoudig. U leest één sessie (van 1 tot 4, zo u alles op de juiste manier wil verwerken). Vervolgens werkt u op basis van de opgegeven oefeningen minstens één week aan de specifieke stap in de vaardigheidsontwikkeling die wordt aangegeven. Pas dan gaat u verder met de volgende sessie. Op deze manier bouwt u de nodige vaardigheden uit op de juiste manier.

Het is moeilijk om je eigen leraar te zijn. Soms zijn we te streng voor onszelf, soms niet streng genoeg. Er is geen controle, behalve die van ons zelf. En voor onszelf hebben we veel begrip. Maar doe u best. Indien u een week geen tijd (of zin) heeft gehad om met de oefeningen bezig te zijn, ga dan niet verder met de volgende sessie.

Doet u dat toch, dan zal u de kern van alles missen en heeft u behoudens enkele korte tips niet veel opgestoken. Zonde van de tijd.

Tot daar de goede raad over hoe u het maximale uit dit boek kan halen. Wij hopen van harte dat het een meerwaarde heeft voor u en danken u al bij voorbaat voor de aanschaf van dit boek en uw bereidheid om, samen met ons, de weg naar meer succes op te gaan.

Peter Stinckens

Februari 2012

U kan de e-modules ontdekken op http://www.mailmentor.be

Tijd maken om tijd te maken

Waarom slagen sommige mensen er in om met de zelfde hoeveelheid tijd bergen te verzetten en lijken anderen een eeuwig gevecht met zichzelf te leveren om iets gedaan te krijgen?

Wat zijn de basis oorzaken die ons verhinderen om met maximale efficiëntie onze taken uit te voeren?

- Onzekerheid over wat we nu effectief willen doen, moeten doen of kunnen doen. Met andere woorden, beslissen!

- Perfectionisme: meer proberen te doen dan noodzakelijk is om het gewenste resultaat te bereiken.

- Uitstel gedrag.

- Kennen en kunnen. We weten wel hoe iets moet gedaan worden, maar merken dat we niet over de juiste vaardigheden beschikken.

- Overload: de indruk te veel te doen te hebben.

- Eigengereidheid en onwil.

- Niet neen kunnen zeggen.

- Geen duidelijk beeld van wat prioritair is: verwarring.

- Moeten wachten op anderen/het last-in-line syndroom.

Zelfs hyper performante mensen verliezen soms tijd. Wat zijn de oorzaken hier van?

- Onkunde of ontbrekende kennis/zelfoverschatting

- Gebrek aan of verlies van focus

- Een niet gestructureerde, onsystematische aanpak

Tal van cursussen proberen al deze oorzaken afzonderlijk aan te pakken. Het gevolg? Een grote berg regeltjes en tips, die geen uniform geheel vormen en geen systematische aanpak bieden, die snel in een routine geïntegreerd kan worden.

Wij willen één uniform en sluitend systeem bieden, dat u kan helpen al deze zaken aan te pakken, zonder complexe regels te volgen. De eerste stap is dat we ons realiseren dat de bron van slecht tijdsbeheer bij onszelf te vinden is, en niet bij alles wat op ons af komt. We moeten ons realiseren dat WIJZELF de controle hebben over onze tijd en bijgevolg zelf onze productiviteit en efficiëntie kunnen bepalen.

Goed omgaan met tijd, veronderstelt enkele basis vaardigheden. Deze verkennen we stap voor stap en we proberen ze stap voor stap in onze routine te integreren. We splitsen de cursus daarom op in een reeks afzonderlijke delen. Elke week werken we aan 1 punt (niet meer), en proberen dit via een werkoefening in ons systeem op te nemen.

Dat wil zeggen dat we stap voor stap onze aanpak veranderen en dagelijks inoefenen door één puntje aan te pakken.

Maar, zal u vragen, heb ik daar tijd voor? Wel, dat is de oude routine, die niet wil weggaan, die spreekt. Wie geen tijd heeft om beter met zijn tijd om te gaan, is gedoemd om een leven lang veel te hard te werken.

De houthakker en de bijl

Langs een weg in het woud, was een houthakker bezig bomen te hakken. Het was hard labeur. De zon scheen ongenadig op hem neer, en het zweet stroomde van zijn gezicht. Hij was begonnen om zes uur in de ochtend en zou nog lang moeten doorwerken, wilde hij zijn quota van die dag halen.

De houthakker was niet rijk, maar ook niet arm. Samen met zijn vrouw en kinderen woonde hij in een hutje wat verder langs die zelfde weg. Dagelijks hakte hij hout voor de timmerman in het dorp, die het spleet en verzaagde tot planken. Met die planken bouwde hij huizen en schuren.

Het was de houthakker duidelijk dat hij een belangrijke taak verrichtte in het geheel van de dingen. Nu werkte de timmerman samen met zijn knechten aan een grote dorpshal. Om deze tijdig klaar te hebben, moest hij dertig bomen per dag hebben.

Maar de bomen waren oud, hard en taai en gaven zich niet zomaar gewonnen. Bomen hakken was zwaar werk. Een half uur had hij nodig per boom. Gelukkig moest hij ze alleen maar omhakken, de timmerman en zijn knechten kwamen elke ochtend de bomen van de vorige dag ophalen met hun kar.

Maar elke dag, elk uur, elke minuut werd het hakken moeilijker. De houthakker dacht er over om een knecht in dienst te nemen, of misschien zijn zoon in te schakelen. Zijn zoon was nog maar vijftien, maar het was een potige kerel die van aanpakken wist. Misschien was dat de oplossing voor zijn probleem.

Terwijl hij woest met zijn bijl op de bomen inbeukte en nadacht over de toekomst, merkte hij niet dat er enkele dorpelingen naast de weg waren blijven staan. Hij merkte hen pas op toen hij even stopte om uit te blazen en een teug van zijn waterfles te nemen.

‘Hallo houthakker’ riep de burgemeester van het dorp die bij de groep was komen staan. ‘Zwaar werk dat je verricht, voorwaar. We zijn je zeer dankbaar voor al je inspanningen. Het kost duidelijk veel moeite om deze bomen te vellen.’

‘Inderdaad’, zuchtte de houthakker ‘zwaar werk. Maar excuseer mij burgemeester, ik moet verder werken, anders haal ik het niet vandaag’.

‘Juist, juist’, ging de burgemeester met hem akkoord, ‘maar indien ik een suggestie mag doen, zou het niet beter en sneller werken indien je de bijl eerst eens zou slijpen?’

‘Natuurlijk zou dat beter gaan’ stemde de houthakker in, ‘maar ziet u, ik moet vandaag nog twintig bomen omhakken, en ik heb dus geen tijd om mijn bijl te slijpen’.

Basisvaardigheid 1: beslissingen nemen

Het meest tijd verliezen we door te bepalen hoe we onze tijd zullen gebruiken. Het klinkt vreemd, maar het is een realiteit. U kent het wel. Iemand vraagt iets. U denkt er over na. Geeft geen definitief antwoord, en bent drie dagen bezig met te bedenken hoe en wanneer u het gaat doen.

Of een email die toekomt. U beslist niet direct, sluit de email, bekijkt hem vervolgens tien maal om te bedenken wanneer u dat gaat doen (of misschien kan u het naar iemand anders doorschuiven). Aangezien er geen nieuws komt, krijgt u een reminder email van de ander (waarschijnlijk met nog enkele mensen in copie), zodat u er weeral tijd aan verliest, de ander tijd verliest en de mensen in CC ook nog eens tijd verliezen.